V tomto článku sa dozviete všetko o tom, ako fakturovať svoje propagačné akcie na Slevomate. Ukážeme vám, ako správne postupovať pri účtovaní od uzavretia zmluvy s nami až po koniec platnosti poukážky z vašej propagačnej akcie. Vysvetlíme tiež problematiku vystavovania faktúr pre zákazníkov , ktorí ju môžu potrebovať, a zároveň sa pozrieme na možnosť, aby sme faktúry vystavili za vás . Nakoniec si popíšeme špecifiká účtovania propagačných akcií v kategórii Tovar .
Odporúčame vám tiež pozrieť si často kladené otázky týkajúce sa fakturácie.
Ako fakturovať svoje propagačné akcie
Kedy (z účtovného hľadiska) prijmem peniaze za poukážky?
Peniaze preberáte v momente zaplatenia objednávky. Peniaze sú uložené na našom bankovom účte. Prenájom našej obchodnej platformy zahŕňa prenájom nášho bankového účtu, finančné prostriedky sú však od začiatku vaše. Zdieľané webové rozhranie ponúka prehľady takýchto platieb pre účely vystavovania daňových dokladov pre vašich zákazníkov. Pre stiahnutie stačí kliknúť na sekciu Fakturácia a potom na Prehľad propagačných platieb. Tam si môžete vybrať správnu akciu a stiahnuť si Zaplatené objednávky alebo Súhrn pre DPH .
Na prvý pohľad sa súbor Platené objednávky môže zdať dosť rozsiahly. Preto sme pripravili vzorový súbor s podrobným popisom každého stĺpca. Tento súbor si môžete stiahnuť.HERE.
Kedy je poukážka zahrnutá vo faktúre?
Celkové príjmy (znížené o províziu a hodnotu neuplatnených poukážok) sa vyplácajú postupne na základe dátumu uplatnenia poukážky. Uplatnené poukážky sa do fakturácie započítavajú trikrát mesačne: 1., 10. a 20. deň v mesiaci. Pri službách a cestovaní sa fakturácia vykonáva na základe uplatnenia poukážky v rozhraní. Pri ponukách na konkrétne termíny (napr. ubytovanie alebo kultúrne podujatia) sa poukážky uplatňujú automaticky v deň termínu.
Aké fakturačné doklady poskytuje Slevomat?
Všetky podporné dokumenty sú k dispozícii vo vašom rozhraní v sekcii Fakturácia. Základným dokumentom je súbor s fakturáciou vo formáte PDF (pozri obrázok nižšie).
- V tom istom dokumente nájdete aj rozpis fakturácie podľa jednotlivých akcií. Môžete si skontrolovať počet uplatnených poukážok a výšku provízie.
- Ďalším súborom, ktorý dostanete s každou fakturáciou, je naša faktúra za províziu, ktorá je vždy započítaná proti použitým poukážkam (alebo nevyužitým poukážkam po skončení platnosti poukážok z akcie).
- Posledný súbor je prehľadom fakturovaných poukážok.
Kedy mi potom prídu peniaze?
Finančné prostriedky za uplatnené poukážky a tovar sú z nášho účtu prevedené trikrát mesačne, a to 2., 11. a 21. deň v mesiaci. Ak dátum pripadne na nepracovný deň, peniaze sú odoslané v najbližší nasledujúci pracovný deň.
Prehľad všetkých odoslaných platieb za danú akciu je možné získať v sekcii Fakturácia – Prehľad platieb za akcie, alebo v detailoch akcie.
A čo nevyužité poukážky?
100 % hodnoty neuplatnených poukážok ide spoločnosti Slevomat (preto sa suma za ne musí objaviť na našej konečnej faktúre za províziu). Neuplatnená poukážka je teda najprv vaším zárobkom (finančné prostriedky dostanete na náš účet) a ak sa zákazník neobjaví, objaví sa na faktúre a je to pre vás náklad. Sumy sa navzájom započítavajú. Z takejto poukážky ste na začiatku zaplatili DPH, ak ste však platiteľom, táto suma je pre vás opäť nákladom, takže DPH vám bude vrátená s našou faktúrou. Neuplatnené poukážky sú na faktúre a zmluve označené ako „ Špeciálny poplatok poskytovateľa “.
Ako podávať kontrolné správy?
Slevomat.cz nie je odberateľom pre jednotlivé objednávky. Prosím, uveďte Slevomat.cz v kontrolnej správe iba v súvislosti s nami vystavenými províznymi faktúrami pre vašu spoločnosť. V prípade províznych faktúr uveďte číslo faktúry.
Aký je dátum zdaniteľného dodania pre faktúry vystavené zákazníkom?
Vždy dátum, kedy bola platba prijatá na účet. Teda kedy zákazník zaplatil na účet Slevomat. Dátum zistíte v Prehľade propagačných platieb vo vašom rozhraní .
Vystavovanie daňových faktúr pre zákazníkov
Vystavuje daňové doklady Slevomat alebo ja ako firma?
Slevomat.cz je iba poskytovateľ, t. j. nemôžeme vystavovať daňové doklady pre koncových zákazníkov. Priestor na prezentáciu a pod. si od nás iba prenajímate. Akékoľvek nákupy uskutočňujú zákazníci od vás. Vy, ako poskytovateľ služieb, s ktorým zákazník uzatvára kúpnu zmluvu, musíte tieto doklady vystaviť.
Predmetom našej spolupráce je prenájom obchodnej plochy (čo zahŕňa aj prenájom nášho bankového účtu, na ktorý prijímate finančné prostriedky od zákazníkov), preto nie je možné vystavovať žiadne faktúry na naše meno a takéto faktúry nebudeme akceptovať.
Vo vašom partnerskom rozhraní nájdete súhrny všetkých spracovaných objednávok a platieb od zákazníkov. Tieto súhrny budete potrebovať na vystavovanie faktúr zákazníkom. Tieto súhrny nájdete v priečinku Fakturácia -> Prehľad propagačných platieb. Kliknutím na modré tlačidlo Zaplatené objednávky si stiahnete súhrn s podrobnosťami o všetkých zaplatených objednávkach. Podobne si môžete stiahnuť Súhrn pre DPH, ktorý obsahuje údaje o predaji za každý mesiac. Môžete tiež exportovať prehľady pre všetky udalosti naraz.
Kľúčovou identifikáciou je číslo objednávky, ktoré je univerzálne a nájdete ho v súhrne zaplatených objednávok hneď po zaplatení zákazníkom a neskôr, keď je poukážka uplatnená, ho uvidíte v prehľade fakturovaných poukážok.
Čo sa týka samotnej faktúry, väčšina našich partnerov vystavuje faktúru s textom „Celkom v CZK“ (alebo inej mene), kde musí byť uvedená celá suma, ktorú zákazník zaplatil (nielen suma odoslaná na váš účet vo fakturácii) a pod ňou je riadok s textom „K úhrade 0,00 CZK“ s poznámkou, že bola platba cez Slevomat alebo poukážkami.
Pre prehľadnosť odporúčame uviesť na faktúre číslo objednávky.
A čo provízia?
Musíte vystaviť daňový doklad na celú sumu zaplatenú zákazníkom. V rámci rámcovej zmluvy medzi nami a vami vám zasielame potvrdenky o tržbách – t. j. cenu poukážky mínus našu províziu. Za províziu vystavíme faktúru s províziou. Nemusíte sa obávať, vo vašom účtovníctve to nespôsobí problémy.
Čo je to proforma faktúra?
Proforma faktúra nie je daňový doklad, je to len zálohová faktúra, ktorá nie je súčasťou účtovníctva. Proforma faktúra má zvyčajne všetky potrebné náležitosti bežnej daňovej faktúry. Údaje sú však informatívne a slúžia len ako podklad pre platbu. Najčastejšie zákazníci potrebujú proforma faktúru pre svojich zamestnávateľov, napríklad ak si kupujú dovolenkové zájazdy cez FKSP. Keďže zákazník s vami uzatvára kúpnu zmluvu, je potrebné, aby ste mu vystavili faktúru s IČO a ďalšími náležitosťami. Keďže si však zákazník objednáva na Slevomat.cz, uvádzate naše platobné údaje. Preto uveďte ako číslo účtu 238400856/0300 (ČSOB), variabilný symbol dostanete od zákazníka, ktorý ho dostane z objednávky. Ak váš účtovný systém nepodporuje vytváranie proforma faktúr, môžete si stiahnuť šablónu , ktorú potom stačí vyplniť (xls formát pre Microsoft Excel).
Môžeme vám vystaviť daňové doklady
(len pre spoločnosti s českým IČO)
Slevomat môže vo vašom mene vystavovať faktúry (vrátane zálohových faktúr pre objednávky FKSP). Na vystavovanie dokumentov však potrebujeme podpísať splnomocnenie (POA). Dokumenty potom môžeme vystavovať priamo zákazníkom vo vašom mene.
Táto možnosť momentálne nie je k dispozícii pre kategóriu Tovar.
Prečo nám dovoľujete vydávať dokumenty?
- Ušetríme vám čas a dokumenty si budete môcť kedykoľvek stiahnuť a importovať do vášho účtovného systému.
- Pomôžeme vám udržiavať vaše daňové doklady za služby, ktoré ponúkate, v poriadku a organizované v pohodlí našej obchodnej platformy.
- dokumenty budú k dispozícii na stiahnutie v profile zákazníka na Slevomate ihneď po jeho zaplatení, čím si ušetríte často zdĺhavú komunikáciu so zákazníkom
Čo je potrebné urobiť?
Je potrebné, aby ste si pri predaji účtovali účtenky a zálohové faktúry vystavené spoločnosťou Slevomat.
Ak tak už robíte, všetko je úplne v poriadku a môžeme vám podpísať plnú moc na vydávanie daňových dokladov.
Ak účtujete v inej fáze – napríklad keď vám peniaze zo Slevomatu prídu na účet, je nevyhnutné, aby ste s účtovaním začali v čase predaja (keď si zákazník zakúpi poukážku) po podpísaní plnej moci. Daňové doklady budú mať dátum zdaniteľného dodania určený dátumom úhrady objednávky, ktorý je určený zákonom o DPH (§ 15a – Dodanie tovaru alebo služby v prípade jednoúčelovej poukážky) . Podobne dátum vydania bude zvyčajne v čase úhrady zákazníkom.
Potom musíte podpísať plnú moc. Viac informácií o tom nájdete TU .
Môžete si vybrať z nasledujúcich verzií POA
Pre sviatočné akcie (kategória Cestovanie):
- Zálohové faktúry a faktúry, len pre nákupy FKSP .
- Vystavíme zálohovú faktúru aj faktúru po zaplatení objednávky
- Dokumenty pre objednávky mimo FKSP
- Pre nákupy uskutočnené spoločnosťou, objednávky nad 10 000 Kč alebo ak si zákazník vyžiada faktúru
- Zálohové faktúry a doklady pre objednávky mimo a v rámci FKSP
- Ak na Slevomate ponúkate lokálne služby mimo ubytovania pod jedným profilom, účtenky za objednávky mimo FKSP sa budú generovať aj pre objednávky z akcií lokálnych služieb.
Pre propagáciu lokálnych služieb:
- Dokumenty pre objednávky mimo FKSP
- pri nákupoch pre spoločnosť, objednávkach nad 10 000 Kč alebo ak si zákazník vyžiada faktúru
Pre účtenky vám vygenerujeme novú číselnú radu , ktorú si jednoducho pridáte do účtovníctva nastavením novej číselnej rady.
Vygenerované dokumenty nájdete jednoducho na karte Fakturácia. Tu uvidíte ich zoznam, môžete si stiahnuť jednotlivé dokumenty alebo ich hromadne exportovať vo formáte CSV.
Trikrát mesačne vám vygenerujeme faktúru, ktorá bude prehľadným súhrnom uplatnených poukážok, predaja za ne a vystavených dokladov.
Video manuál
Stručný a jednoduchý návod na fakturáciu nákupov FKSP (iba v češtine).
Tovar
Fakturácia pre túto kategóriu funguje podobne ako pre ostatné. Existuje však niekoľko rozdielov, na ktoré by sme chceli poukázať.
- Aby bola objednávka zahrnutá do fakturácie, musí byť prepnutá do stavu Prijatá a potvrdená zákazníkom . Preto je veľmi dôležité zmeniť stav každej objednávky na Doručená zákazníkovi. Nestačí nastaviť objednávky na „Odoslané“ alebo „Pripravené na vyzdvihnutie“.
- Objednávky sú zahrnuté do bežnej fakturácie 19 dní po označení ako prijaté zákazníkom. 19-dňová lehota zahŕňa 14 dní na odstúpenie od zmluvy a vrátenie tovaru zákazníkom a 5-dňovú rezervu.
- V sekcii „Objednávky tovaru“ kliknutím na tlačidlo „Ďalšie filtre“ nájdete filter „Mesiac a deň fakturácie“ . Tento filter vám umožňuje vidieť, v ktorej faktúre boli alebo budú vaše objednávky zahrnuté.
- Faktúry vystavujete priamo vy na celú hodnotu objednávky vrátane provízie a poštovného. Uvádzate tak cenu, ktorú zákazník zaplatil.
Ak ste tu nenašli odpoveď na vašu otázku alebo máte akékoľvek ďalšie pripomienky, neváhajte nás kontaktovať e‑mailom na adrese partneri@slevomat.cz alebo telefonicky na čísle +420 776 673 831.